Un plan de preservación es un documento programático que fija las decisiones de preservación de una institución o de un fondo, se ocupa de los aspectos más genéricos y puede tener documentos que lo desarrollan. El documento debe tener los argumentos que justifiquen las decisiones tomadas.

No toda la información de una institución se preserva a medio y largo plazo, ni todos los documentos generados en papel se conservan en el archivo histórico. Ni toda la información digital a conservar se encuentra bajo la misma responsabilidad (departamento, cargo), tiene el mismo nivel de desarrollo (volumen, complejidad), o tiene el mismo valor (económico, legal, histórico) para la institución.

Sobre cualquier contenido digital se pueden establecer al menos tres tipos de responsabilidades: de sus creadores, de sus administradores/gestores técnicos y de los responsables de su seguridad y preservación.

Algunos documentos y algunas organizaciones están sometidas a regulaciones legales específicas respecto al uso, la gestión, o la preservación.

Cada organización aplica de forma periódica un protocolo de análisis de los riesgos a los que se encuentra sometidos sus datos digitales, comprueban los peligros potenciales, analizan las medidas que se han tomado para evitarlos o subsanarlos y constatan el riesgo residual aún permanente. No todos los contenidos digitales tienen el mismo riesgo de ser manipulados indebidamente, de ser consultados sin autorización…

El plan de preservación debe indicar como se realiza el análisis de riesgos y su periodicidad, debe contener un diagnostico de los principales peligros detectados y de cuál es el diseño adecuado de seguridad y de preservación a implementar.

El plan debe tener una descripción breve pero clara del modelo conceptual y tecnológico en el que se basa la solución de preservación adoptada. Ha de demostrar que la organización tiene una adecuada financiación, que en sus presupuestos ordinarios ha integrados los gastos en preservación.

Se ha de justificar que las decisiones técnicas tomadas son sostenibles a medio y largo plazo. Se recomienda para ello: usar software abierto, evitar la instalación de sistemas informáticos propietarios, utilizar estándares, usar sistemas interoperables, usar sistemas que faciliten la migración de sus contenidos de forma estándar, almacenar contenidos en formatos abiertos y con amplio soporte.

Los sistemas de preservación han de pasar auditorias, en las que técnicos independientes valoran y dictaminan su funcionamiento. Estas se basan en metodologías probadas y normalizadas (Drambora, Nestor2, TRAC). El plan de preservación debe indicar que sistemas de auditoría interna y externa se van a seguir y que sistemas y procedimientos van a ser auditados.

Para que un plan de preservación funcione tiene que cumplir las siguientes condiciones: estar bien redactado, se ha de haber elaborado y aprobado con participación de todas las partes implicadas, se ha de difundir entre las mismas y ha de contar con mecanismos de seguimiento y actualización. La preservación es un objetivo común de toda la organización, todas las partes implicadas han de conocer el plan y sus responsabilidades.

El plan de preservación va a permitir dar cumplimiento a obligaciones legales, mantener los activos patrimoniales que tienen la forma de datos o documentos digitales, mantener la memoria histórica de la organización, agilizar la gestión diaria y crear nuevos servicios en el futuro.

No debemos confundir los planes de preservación con los de gestión de datos (DMP), estos se aplican a un grupo definido y concreto de datos de investigación.