Muchas prácticas archivísticas tradicionales son difíciles de normalizar, es necesario diseñar instrumentos de descripción estructurados de forma que permitan la difusión a nivel internacional de la información de archivo.
El resultado se materializa en la norma internacional ISAD (G), la cual normaliza la estructura de los datos descriptivos. Es un modelo generalizado en su concepto global que requiere de varias necesidades. Estas se pueden satisfacer creando una versión “digital” de los instrumentos de descripción, codificando la información descriptiva estructurada con un lenguaje de "etiquetado" normalizado internacionalmente.
El primer intento de aplicación de una codificación normalizada a los instrumentos de descripción archivística lo inició la Universidad de California con el proyecto EAD en 1999. En un principio utilizaron SGML como técnica de codificación pero en su 2º versión, en el 2002, ya emplea XML para su representación. En esta 2º versión su estructura sigue fielmente la estructura de datos descriptivos propuesta por la ISAD (G), por lo que esta última se puede considerar como el modelo metadata representado con EAD.
La EAD es una estructura de datos normalizada que reproduce en formato digital los instrumentos de descripción archivística y se representa en un esquema jerarquizado al cual denominamos DTD (Document Type Definition). EAD determina tanto los tipos de elementos que utilizamos para describir, como los atributos que éstos pueden tener asociados, especificando el contenido que los elementos pueden incluir.
Los tipos de elementos que podemos encontrar son:
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Elementos descriptivos, los que codifican puntos específicos en la descripción de partes componentes del instrumento de descripción o el material que describe (título de la unidad, fecha de la unidad, productor, etc.)
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Elementos de acceso (nombre de entidad, nombre de persona, etc.)
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Elementos de enlace y genéricos, aquellos que codifican cualquier característica del documento.
En la versión 1.0 de EAD se establecen 145 elementos, cada uno con su nombre completo y un identificador genérico.
Los atributos son los que incorporan características a los elementos. Dependiendo del contenido de los elementos, estos pueden ser obligatorios u opcionales, repetibles o no. La mayoría de los atributos pueden ser opcionales, pero alguno son de uso obligatorio como el atributo “level” (nivel de descripción alcanzado).
Los principales componentes informativos que constituyen el modelo se pueden representar mediante una estructura arbórea que refleja claramente las relaciones jerárquicas entre los elementos:
Estructura EAD
EAD está especialmente indicado para codificar descripciones multinivel hasta el nivel descriptivo de serie, aunque permite una aplicación real de las reglas de descripción multinivel.
El archivo EAD estará formado por la siguiente estructura:
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El documento EAD comienza con la declaración XML, instrucción de procesamiento que indica al procesador que lo que viene a continuación es un documento XML válido.
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Responde a la DTD EAD y esto se indica mediante una referencia de entidad de sistema incluida en la declaración de tipo de documento EAD.
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A partir de ahora aparecen los datos descriptivos estructurados y de acuerdo con la lógica descriptiva.
Como cualquier documento XML es necesario proporcionar estilo para poder representarlo. La forma más eficaz es enlazándolo a una hoja de estilo como XSL, especialmente desarrollada para dar estilo a estos documentos. La separación clara entre contenido y presentación proporciona una gran flexibilidad a los documentos XML.
Una herramienta para la edición e implementación de archivos EAD, que incluye además enlaces para descargar ficheros que facilitan estas tareas, es el EAD cookbook.
Una vez codificados los archivos para su explotación, existen varias posibilidades como poder recoger las descripciones en listados de una página Web, poder enlazar dichas descripciones a registros MARC en catálogos en línea, dichos enlaces pueden realizarse sobre registros ISAD en bases de datos distribuidas, poder proporcionar acceso directo a los contenidos mediante alguna aplicación o poder desarrollarse combinaciones de las opciones apuntadas.
