Los documentos informáticos reciben también el nombre de “electronic records”. En la legislación española, desde 1992, ya se prevé la utilización de documentos informáticos como documentos administrativos con valor legal, siempre que quedara garantizada su autenticidad, su integridad, su conservación y, cuando el procedimiento lo requiera, su recepción por parte del interesado (Ley 30/1992 artículo 45).

Existen distintas leyes y decretos que han ido evolucionando a lo largo de los años sobre este tema. Una de las más importantes es la Ley 11/2007 de acceso electrónico de los ciudadanos a los Servicios Públicos (LAEC SP). Ésta ley reguló aspectos básicos para el impulso de la Administración electrónica como son: sistemas de autentificación y sellado reconocidos, las transformaciones válidas papel-electrónico, el expediente electrónico y la obligatoriedad de conservar los originales en formato electrónico. La ley reconoce el derecho de los ciudadanos a la conservación por parte de la Administración, en formato electrónico, de los documentos aportados en el transcurso de un procedimiento.

Un documento es cualquier información fijada, de forma permanente, sobre un soporte. Cuando un documento ha sido creado o recibido por una organización en el desarrollo de sus actividades adquiere un valor probatorio de la realización de estas actividades, es decir un valor administrativo.

Los valores de un documento administrativo determinan, no solo su forma y contenido, sino también su formato y su lugar de conservación, su periodo de vigencia o su destino una vez que carece de dichos valores. El destino podrá ser: la conservación permanente, la eliminación o un muestreo estadístico dentro del conjunto de los documentos sobre un mismo tema o trámite.

Los distintos elementos que componen un documento se pueden agrupar en tres partes que juntas convierten al documento en el testimonio de un hecho o de una transacción: contenido, estructura y contexto.

La diplomática es la ciencia que estudia los documentos, lo hace tanto en sus características internas como externas para así fijar su autenticidad, la cual permite a los documentos conservar los valores administrativos o históricos y determinar su utilización primaria y secundaria.

Los componentes diplomáticos de un documento son: soporte, forma física, forma intelectual, contenido, contexto, personas, acción y contexto documental. Un documento debe de conservar estos elementos completos a lo largo de todo su ciclo de vida, ya que el grado de completitud va a determinar la fiabilidad y la autenticidad del documento.

El documento electrónico generalmente no es directamente accesible por el usuario, necesitan una herramienta electrónica (ordenador, dispositivos, software) ya que no tiene existencia física propia sino que los datos solo llegan al receptor cuando son recreados por la máquina en un acto de comunicación. Según Miguel Ferreira, ésto se denomina “dimensión conceptual del documento electrónico”. Por esta razón, el documento informático puede presentarse en dos estados:

1. On-line: es el momento de la comunicación, el receptor percibe el documento informático como un todo, y puede trabajar con él. Es cuando el documento informático tiene existencia lógica.

2. Off-line: simultáneamente, este en línea o no, el documento existe como una serie 1 y 0 marcados de forma permanente en un determinado soporte. Es cuando el documento informático tiene existencia física.

El conjunto de datos fijados en un soporte no se le considera documento hasta que no es reproducido por el ordenador, cuando lo interpreta el programa que lo produjo, el soporte es necesario para que un documento exista, pero no forma parte de su significado.

Además de la disociación entre la información y el soporte, hay otro factor que afecta a la naturaleza del documento electrónico y es el cambio que se ha producido en la noción del documento como unidad inseparable.

El grado de separación del contenido, la estructura y el contexto, van aumentando a medida que los documentos informáticos son: compuestos, distribuidos y dinámicos. El carácter dinámico de los documentos informáticos se manifiesta en dos propiedades: copia (capacidad de hacer copias idénticas) y modificación (capacidad de modificar la estructura, el contenido o el contexto del documento sin dejar rastro ni poder reconstruirle).

Además el documento informático no es solo una apariencia (look), es un conjunto de funcionalidades que permite interactuar con él (feel). Para conservar sus valores el DI debe conservar tanto su imagen como sus funcionalidades, y esto implica que debe ser conservado en formato electrónico y en una forma y contexto igual o equivalente a aquel en que fue creado.

Al subconjunto de aspectos o propiedades determinantes para que el documento pueda seguir ejerciendo su función original, y que debe ser objeto de conservación a lo largo del tiempo, se denominan propiedades significativas.

En la vida del documento se identifican dos fases: una fase activa (en ella se conservará la integridad de los documentos a lo largo de toda su utilización) y una inactiva (en la que se debe conservar la integridad de los documentos desde su última utilización hasta el momento que la Ley especifique en un calendario de conservación).

En el caso de los documentos históricos, éstos se deben conservar de forma permanente. Para ello pueden surgir una serie de problemas técnicos (condiciones de conservación, conservación de la legibilidad, visualización del contenido...) o socioculturales (falta de distribución clara de responsabilidades).

Los principales puntos del modelo de gestión de los documentos informáticos son:

1. Para el diseño de una estrategia de preservación, lo primero es identificar cuáles son los documentos que deben ser conservados atendiendo a los objetivos y funciones de cada organización, para ello hay que identificar los documentos clave. Existen dos métodos de identificación, orientada a procesos (bases de datos) o a objetos (documentos).

2. Para el diseño de una estrategia orientada a documentos, el usuario convertirá el certificado que tiene en pantalla en un documento digital completo, extrayéndolo de la base de datos y archivándolo junto con su contexto de creación mediante un proceso controlado y autentificado.

3. Para una estrategia orientada a procesos, se conservara toda la base de datos.

El correo electrónico debe permitir discriminar los mensajes con valor de evidencia de una actividad de los que solo son informativos. No en todos los sistemas de mensajería existe esta funcionalidad. Actualmente la mayoría de los sistemas de gestión de documentos electrónicos (ECM) contemplan la captura, clasificación y conservación de los mensajes de correo electrónico.

Para describir un contexto tecnológico de creación y utilización de los documentos informáticos se utiliza el siguiente esquema:

• Preservatión de metadatos: Implementation Strategies (PREMIS), un diccionario de datos que define los metadatos necesarios para la conservación a largo plazo de los documentos electrónicos y llevar a cabo las acciones de preservación.

• PREMIS se complementa con Metadata Encoding and Transmission Standard (METS), orientado a la descripción de documentos electrónicos para su conservación en bibliotecas y archivos digitales basados en el esquema XML.

Un documento debe crearse de forma controlada, de manera que garantice su flexibilidad y autenticidad, en un formato atendiendo a su futura disposición. La herramienta conceptual que se emplea son las reglas de valoración documental, con ello se reduce el reto de la preservación digital a unas dimensiones al alcance de las organizaciones. Para ello debe de existir unos niveles de seguridad adecuados tanto a nivel del documento con la firma electrónica, como aplicables al conjunto del sistema de información donde reside el documento mediante tres barreras de defensa (autentificación, autorización y auditoria).

Hay una serie de estrategias de preservación para documentos electrónicos:

1. Conservar la tecnología (hardware, software originales), de un alto coste económico.

2. Migraciones periódicas de un formato propietario anterior a uno posterior, o bien manteniendo los datos en formatos de bajo nivel. Las principales estrategias de migración son: cambio de medio, compatibilidad retroactiva, interoperabilidad, y conversión a formatos estándar.

3. Eliminar las dependencias no esenciales de los documentos con los programas de su creación.

4. Emulación para conservar la funcionalidad de los documentos reproducidos por un software original.

También encontramos unas recomendaciones generales para facilitar la conservación de los documentos electrónicos en un archivo digital :

1. Utilizar formatos de ficheros de uso más extendido.

2. Eliminar cualquier tipo de sistema de autentificación y de protección de la confidencialidad antes de transferir los documentos al archivo digital.

3. Evitar estrategias de compresión y si es necesario, utilizar las estrategias de comprensión estándar.

4. Garantizar la trazabilidad de las modificaciones que se realicen.

5. En el momento de crear un documento recoger el máximo posible de metadatos (sobre todo tecnológicos y de preservación).

El modelo OAIS permite definir el funcionamiento y compromiso de un archivo digital a largo plazo. Un OAIS es una organización de personas y sistemas que ha aceptado la responsabilidad de preservar información y hacerla accesible para una determinada comunidad. Los componentes de un archivo OAIS son: el entorno externo y los componentes funcionales (adquisición o ingreso, conservación, planificación de la preservación, acceso o difusión, gestión de la información y administración).

Por último decir que hay numerosos proyectos internacionales de preservación digital actualmente como InterPARES, PLANETS Projects, CASPAR Projects, SCAPE Projects, NESTOR…