La descripción es una de las tareas básicas y esenciales de la organización archivística de documentos. Es una acción que actúa de puente entre el documento y la persona interesada en su contenido. Permite al archivero o persona responsable de la gestión y custodia del fondo documental, tener mayor control y conocimiento de la documentación y con ello garantizar con mayor eficiencia su conservación y utilización.

La base de la descripción es realizar un análisis sintetizando, condensando y sistematizando la información para ofrecerla a los interesados.

La descripción archivística hace referencia tanto al análisis formal y de contenido de los documentos como a su localización física.

Hay diferentes niveles de descripción que van desde el más general al más particular y que se materializaran en los instrumentos de descripción o en la creación de sistemas integrados de descripción.

La informática fue entrando poco a poco en los archivos, desarrollando sistemas de bases de datos relacionales y documentales de sistemas multimedia que combinan texto, imagen y voz, o de sistemas expertos para la recuperación de la información, con lo cual se ha permitido la creación de sistemas únicos y estructurados de descripción e información archivística.

Los sistemas integrados de información archivística, creados gracias a la automatización de los procesos descriptivos, deben permitir el acceso a la documentación y a la información de un documento.

En los últimos diez años se han realizado grandes avances en la normalización o estandarización de las técnicas archivísticas, aun así podemos decir que hay un retraso si lo comparamos con otras disciplinas como la biblioteconomía, la documentación o la museología. Ha sido en el ámbito de la normalización de la descripción donde se ha incidido más en los últimos años. Pedro González concreta la normalización en cuatro aspectos:

• Estructura de los datos: qué elementos o campos de descripción se deben utilizar y en qué orden

• La normalización del contenido: cómo debe presentarse el contenido de cada elemento o campo de descripción

• La normalización de los distintos tipos de instrumentos de descripción

• La normalización de los lenguajes de indización, recuperación o acceso a la información

   

Hay diferentes publicaciones nacionales e internacionales en las que se dan normas y directrices sobre la confección de los distintos instrumentos de descripción con el objetivo de unificar criterios.

Las primeras normas internacionales de descripción archivística (1988) se crearon tras la organización, por el Consejo Internacional de Archivos, de un encuentro internacional de expertos en estandarización de los procesos descriptivos en Ottawa (Canadá) cuyos trabajos fueron impulsados por la Comisión Ad Hoc sobre Estándares de Descripción.

En el primer documento elaborado, ésta Comisión propuso utilizar como modelos de referencia para una futura norma internacional los estándares de descripción vigentes: las APPM en Estados Unidos, las MAD en Reino Unido, y las RAD en Canadá. Los tres modelos van destinados preferentemente a la descripción general de fondos documentales.

1. La norma ISAD (G), constituye una guía general para la elaboración de descripciones archivísticas. Se debe utilizar conjuntamente con las normas nacionales existentes o como base para el desarrollo de normas nacionales. Se puede utilizar en cualquier nivel de descripción (fondo, sección, serie, subserie, expediente o documento) aunque está pensada para los niveles superiores (fondo y serie).

    

   La norma define el concepto de descripción multinivel atendiendo a cuatro reglas fundamentales: descripción de lo general a lo especifico, información pertinente al nivel de descripción, vínculos entre las descripciones y no repetición de la información.

    

   ISAD(G) es una norma general para la descripción estricta de cualquier tipo de documento de archivo, no entra en la recuperación de la información y los puntos de acceso por lo que hay otras normas complementarias a ésta que son específicas para solucionar la descripción de materiales especiales.

    

   Por lo tanto podemos decir que ISAD(G) supone un conjunto de reglas generales que incluyen:

1. Garantizar la formulación de descripciones compatibles, apropiadas y que se expliquen por sí mismas

2. Facilitar la recuperación y el intercambio de información sobre documentación

3. Permitir compartir datos de autoridades productoras de documentos

4. Posibilitar la integración de las descripciones de diferentes archivos en un sistema de información unificado

En cuanto a la estructura y contenido, ISAD (G) incluye: el nombre del elemento de descripción, una explicación del objetivo que se persigue con la inclusión de este elemento en la descripción, una explicación de la regla que se aplica al elemento y ejemplos que ilustren la aplicación de la regla.

Una Unidad de descripción es un documento o conjunto de documentos que son tratados como una entidad a efectos de la descripción. Puede referirse a un fondo, una sección, una serie, una subserie, un expediente o un documento según el nivel descripción en que nos situemos.

La norma ISAD(G) se organiza en los 7 áreas de información que engloban los 26 elementos de descripción: área de identificación, área de contexto, área de contenido y estructura, área de condiciones de acceso y uso, área de documentación relacionada, área de notas y área de control de la descripción.

2. La norma ISAAR (CPF), es la norma internacional de referencia que desarrolla los aspectos relacionados con el control de la forma y el contenido de los puntos de acceso en los sistemas de información archivística. Es decir, formula directrices generales para lograr el establecimiento de registros de autoridad archivísticos para la descripción de las instituciones, las personas y las familias. Se estructura en cuatro áreas: área de identificación, área de descripción, área de relaciones y área de control o de notas. Dependiendo lo que queramos controlar o documentar utilizaremos los elementos de información de las distintas áreas.

    

3. La EAD (Descripción Archivística Codificada), es una norma de estructura de datos para facilitar y normalizar la distribución de instrumentos de descripción por Internet y ofrecer un entorno de almacenamiento estable y sin marca registrada de forma que se puedan transferir o migrar de un sistema a otro sin dificultad. Su estructura es jerárquica, fluida y flexible, está compuesta por 145 elementos (8 esenciales y 40 recomendables).

    

   Las principales características de EAD son:

1. Es una estructura de datos normalizada para instrumentos de descripción que permite intercambiarlos, acceder a ellos a largo plazo y emplear la información que contienen de muchas y muy diversas formas

2. Es un formato de comunicación que permite a los archivos distribuir electrónicamente instrumentos de descripción a usuarios locales o distantes

3. Es una tecnología basada en normas previas, independiente de plataformas informáticas y que emplea poderosas herramientas para buscar, recuperar, mostrar y navegar por instrumentos de descripción

Los métodos de descripción archivística son uno de los elementos fundamentales en que se sustenta el sistema de gestión integral de la documentación de cualquier institución, junto con la clasificación y la conservación. 

Debe incidir en los siguientes aspectos: estructura de la descripción, normalización del contenido, formatos de descripción, campos esenciales y optativos en cada formato, campos de indización o puntos de acceso a la información.

Un ejemplo de creación de un sistema integrado y normalizado de descripción es el método de descripción del Archivo Municipal de Barcelona. Las características, funcionamiento y desarrollo del Método de descripción se han recopilado en el Manual del método de descripción del sistema AIDA, dividido en 5 apartados: elementos de descripción, estructura general, formatos del método de descripción, tablas de soporte y ejemplos den descripción.

La Norma de Descripción Archivística de Cataluña (NODAC) se aplica en cualquier archivo de Cataluña, independientemente de su titularidad, su tipología o de la fase en que se encuentren sus fondos o documentos. Permite la descripción multinivel, es decir, desde un fondo documental hasta una unidad simple. La NODAC también incluye un glosario de términos y definiciones  elaborado por el Comité de Normas de Descripción.