Hoy en día podemos afirmar que Internet no es un medio desconocido para los profesionales de los archivos: el crecimiento de web sites de centros de archivo en los últimos años así lo demuestra como también que hoy en día exista variedad de lugares a los que acudir para buscar bibliografía, conocer la aplicación de otros criterios archivísticos, compartir experiencias, en definitiva, para buscar recursos válidos y de calidad.

Este nivel comporta la existencia de manuales de creación de webs elaborados por y para archiveros, lo que nos lleva a pensar que la incorporación de nuevas habilidades en relación a la incorporación de las TIC en nuestro perfil profesional, es ya un hecho. El archivero es en ocasiones webmáster o, al menos, es capaz de integrarse en el equipo de trabajo de diseño del web site no sólo como productor de contenidos sino también como diseñador.

El prestigio profesional de la institución puede darnos referencia del grado de credibilidad y de seriedad de la información distribuida a través del web site. Cuando este indicador no es suficiente, pueden ayudarnos otros criterios: cuantitativos (cibermetría), cualitativos (evaluación del web site), o criterios cuantitativos + cualitativos (parámetros).

Podemos decir que el web site se considera un elemento fundamental para valorar el servicio de un centro de archivo. En este sentido el proyecto Archival Metrics es un proyecto internacional que ha desarrollado varias herramientas para evaluar los servicios al usuario en archivos universitarios, entre otras, cuestionarios de evaluación para determinar la usabilidad y calidad de los repositorios en los web sites así como los instrumentos de descripción en línea.

Existen muchos manuales para el diseño de un web site. Lo que ya no es tan habitual es que el autor sea un archivero que, aparte de cuestiones de diseño y funcionalidad del site, tenga en consideración aspectos de contenido archivístico, dentro de los cuales podemos citar el de Louisa Venter, el de CONARQ y el de David Rodríguez. 

Actualmente, el uso de las redes sociales se simultanea con la pervivencia del web site pero no difiere en cuanto al concepto: debiera ser principalmente un instrumento de prestación de servicios dinámico y actualizado y no una simple reproducción de un folleto institucional. Las redes sociales le han añadido un nuevo paradigma: el de la participación.

Podemos sistematizar una serie de recomendaciones para diseñar un web site de archivo. El diseño, para lo cual habrá que identificar previamente objetivos y usuarios, la capacidad de creación y gestión, la identificación de servicios que se ofrecerán con unos contenidos generales (información sobre los objetivos del web site, sobre la institución,…), archivísticos (información sobre el patrimonio documental custodiado, instrumentos de descripción, estructura de funcionamiento de atención al usuario: horario y condiciones, servicios archivísticos prestados,…), con una estructura que deberá contener dominio, mapa, buscador, contador de accesos, fecha de creación del web site, fecha de última actualización de las páginas, nombre del responsable del web site y de su e-mail, sección de "Novedades”,… Todo ello sin olvidar asegurar el acceso universal del web site siguiendo los protocolos que el World Wide Web Consortium (W3C) se dedica a desarrollar desde 1994. En resumen: diseñar un web site de archivo es empezar por lo sencillo y pedir ayuda.

Lo anterior debe acompañarse con la aplicación de diferentes formas de atraer la atención de un web site, como pueden ser los metadatos, etiquetas (META) de lenguajes como HTML o XML; registros en un motor de búsqueda; publicidad a través de una lista de distribución relacionada con la temática del web site (Arxifórum), o el uso de las herramientas del Web 2.0 (Facebook o Twitter) como puerta hacia nuestro web site del centro de archivo.

Debemos tener presente que la intranet puede constituir un primer paso antes de abrir nuestro centro archivístico a la red mundial. El usuario de la intranet es diferente al del web site y, por ello, las funcionalidades son distintas. Sin embargo, puede ser buena idea empezar por realizar una web de consulta interna dentro del web site corporativa al que está adscrito el centro de archivo, como ensayo y, posteriormente, incorporar contenidos y diseño para los usuarios externos antes de abrirlo a la Red.

Existen diferentes clases de web sites de archivos:

• El webfolleto. Ejemplo: Arxiu Municipal de Prats de Lluçanès.
• El web de primera aproximación: Ejemplo: Archivo de la Fundación Hullera Vasco-Leonesa.
• El webinstrumento de descripción. Ejemplo: Catálogo virtual de la Edad de Plata de la Residencia de Estudiantes.
• El web site con servicios extras. Ejemplo: Arxiu Municipal de Barcelona.
• El webarchivo virtual. Ejemplo: PARES Portal de Archivos Españoles.
• El portal archivístico. Ejemplo: UNESCO Archives.
• La Web 2.0... ¡ y ya 3.0 ! Ejemplo: Archiveros Españoles en la Función Pública (AEFP).

La tipología de web sites de archivos vista anteriormente bien pudiera plantearse como una cuestión evolutiva: un proceso de maduración que va de la mínima expresión en cuanto a web se refiere, modesta por recursos y objetivos fijados, pasando por el portal con toda la tecnología multimedia al alcance y que incorpora conceptos como el CRM (Costumer Relationship Management) a la hora de ofrecer servicios de calidad y personalizados al cliente, hasta la democratización de la provisión de contenidos y de la forma de hacerlos llegar al usuario a través de la Web social o 2.0 y de la Web semántica o 3.0.

Actualmente, en España los web sites de archivos evolucionan más hacia el modelo de compartir recursos, información e incluso la producción de la misma web. Queda un trecho para acercarnos al nivel de los web sites de los archivos del ámbito anglo-sajón. Sin embargo, la existencia de algunos ejemplos nos puede dar pie a pensar hacia dónde vamos los archiveros.

Como corolario, nos vale el consejo de Christopher Kitching de la Historical Manuscripts Commission del Reino Unido:

“Los proveedores de servicios archivísticos han de asegurar que su material es efectivamente "cazado" dentro de la www, pero de tal manera que sea realmente ... accesible, inteligible y que demuestre por si mismo que es auténtico”.