En este artículo se abordan los criterios mínimos para realizar la planificación, organización y comercialización de archivos fotográficos. El archivo fotográfico es una instalación donde se preservan, documentan y difunden imágenes que pueden tener varias procedencias (realización propia, compra, donación…) y de las que debe existir documentación acreditando su procedencia y derechos de uso.

El archivo fotográfico nace en la década de 1860-70 en EEUU. El material de las copias ha dependido de la evolución de su fabricación: papel, vinilo, acetato… Actualmente los archivos fotográficos están digitalizando sus fondos. Por eso, la mayoría de las imágenes que podemos encontrar en la wwww son fotografías digitalizadas a partir de originales en soporte “tradicional”.

El eje de la actividad en el archivo es el escáner. Los más modernos incluyen el software suficiente con la mayoría de instrucciones semi-automáticas de escaneado en relación al uso posterior de la imagen. A pesar de la facilidad y la rapidez del proceso de digitalización, para mayor seguridad, los archivos fotográficos siguen guardando los soportes digitales o las copias (fototecas) en previsión de cualquier incidente tecnológico no previsto.

Las imágenes creadas directamente en soporte digital generan una nueva tipología de problemas (color, manipulación de imágenes, dificultades para contrastar con el original…). Además la facilidad del almacenamiento y difusión de imágenes en soporte digital facilita la creación de archivos muy voluminosos y la aparición de una serie de elementos nuevos en la gestión (por ejemplo buscadores de imágenes, distribuidoras de archivos de imagen) y en la comercialización de los archivos fotográficos.

En la planificación de un proyecto de un archivo en soporte digital pensando en su comercialización hay que tener en cuenta una serie de elementos:

• Los fondos temáticos, su naturaleza y características. Pueden ser homogéneos (temas) o heterogéneos (por ejemplo información general).

• Las características de los proveedores de imagen, los contratos para la explotación de fondos fotográficos deben estar muy bien documentados en relación con la titularidad y las condiciones de distribución.

• Estructura técnica y documental de la web donde comercializamos con el fondo, que ha de estar actualizada permanentemente y resultar interesante para los clientes. La documentación de las imágenes está en función de las características de los fondos de cada archivo y del uso final que el cliente va a hacer de la misma.

  • El host, que actuará como almacén/servidor de imágenes. En la mayoría de webs de archivos fotográficos, las imágenes están digitalizadas en dos resoluciones, una para visión rápida (thumbmails) y otra para poder ser ampliada y visionada a tamaño de pantalla. Suelen tener una muy baja resolución y algún sistema de encriptación que evite que ser copiadas. Las imágenes de media o alta resolución pueden estar en soportes físicos, disco duro, DVD… o almacenadas en el servidor de internet. Pero a partir de cierto volumen de imágenes es más rentable contar con un host propio. Según el uso previsto de las imágenes, existe una relación estrecha entre la calidad y el tamaño del archivo.

  • La tarificación por el alquiler de las imágenes para su uso comercial, regulado en el sector comercial (www.aeapaf.org). El cliente/usuario de las imágenes digitalizadas selecciona, recibe y paga las imágenes vía internet.

  • El flujo y los procedimientos de entrada de las imágenes, importante para mantener el interés de los usuarios y/o clientes. Fundamental cambiar el aspecto (interface) de las web de forma constante.

  • Acciones de promoción del archivo, teniendo en cuenta el producto, el usuario y oportunidad de mercado.

Para la organización del archivo es importante elegir un software que gestione eficientemente las imágenes y que cuente con una buena salida a la web. Ha de ser flexible para permitir consultas rápidas, creación de colecciones y recepción de las imágenes seleccionadas.

Podemos estructurar la organización del archivo digital entorno a las siguientes tareas:

• Técnica de la creación de la web y de su mantenimiento.

• Procesos documentales de las imágenes.

• Procesos de digitalización.

• Aspectos comerciales.

• Financiación

• Dirección de la web y su gestión

• Elección de un software con garantías de crecimiento

Los diferentes archivos fotográficos se clasifican por su temática:

• Directorio de fotógrafos o asociaciones fotográficas, con información de exposiciones, concursos, productos.

• Información general/ prensa de ámbito local o internacional. Contenido heterogéneo y servicios fijos a clientes y contratados.

• Información general/prensa (distribuidores) de imágenes de varias agencias de todo el mundo.

• Archivos institucionales, generalmente en inicios del proceso de digitalización.

• Archivos de entidades sin ánimo de lucro. Generalmente no poseen los originales de las fotos sino únicamente la copia en papel. El proceso de digitalización plantea problemas relacionados con la propiedad legal de las imágenes y su uso.

• Archivos fotográficos de empresa, bien prensa -RRPP- publicidad de la propia empresa, bien portales de internet.

La comercialización de los archivos fotográficos está directamente relacionada con el origen de los fondos, su organización y el mercado interno (por ejemplo catálogos, archivos de empresa) o externo (archivos municipales, comerciales…).

Los archivos de instituciones generalmente no permiten la descarga directa de las imágenes, sin previo pago. Los archivos de promoción si permiten la descarga para uso periodístico, siempre y cuando se cite su procedencia. Los archivos comerciales de prensa y reportajes ofrecen la consulta gratuita y el uso de la imagen previa obtención de una clave de identificación del usuario/cliente y pago de las imágenes. El archivo comercial facilita generalmente imágenes en régimen de alquiler y los precios varían en función del uso, idioma, tirada… La comercialización del archivo se verá reforzada por estrategias de promoción y de publicidad, a través de la red, el correo postal o en guías y directorios.

El conocimiento de los contenidos de este artículo es imprescindible dado que la digitalización de la fotografía ha producido una hiper distribución de las imágenes.