Para que un documento pase a formar parte de un archivo es necesario realizar previamente una serie de tareas, que podemos organizar en tres bloques:

1. Ingreso

2. Organización y conservación, que implica a su vez otra serie de tareas que han de seguir el siguiente orden:

1. Registro

2. Tratamiento de preservación, codificación y archivo

3. Clasificación y ordenación

4. Documentación

5. Descripción

6. Digitalización

3. Difusión

La indización es una tarea imprescindible y es una de las últimas que se han de realizar dentro de lo que se denomina descripción.

La descripción comprende el conjunto de operaciones que afectan al contenido y a la forma de las fotografías originales, reelaborándolas y transformándolas en otros documentos de carácter secundario e instrumental, para con ello facilitar al usuario su identificación precisa, su recuperación y su difusión.

La indización es la operación más importante de todo el sistema documental para el almacenamiento y la recuperación de la información. Es una técnica que consiste en describir las demandas documentales y el contenido de las fotografías captando los conceptos más representativos de las imágenes y relacionándolas con unos descriptores (palabras clave).

Para realizar una buena indización es imprescindible previamente documentar adecuadamente la imagen y controlar su lectura sobretodo cuidado con la polisemia, el polimorfismo y el punto de vista subjetivo.

Indizar fotografías conlleva un elevado grado de subjetividad que, aunque difícil, es necesario evitar para que los resultados de la indización sean lo más cercanos posibles a la imagen y a las demandas documentales. Algunas de las pautas para objetivar este proceso son: diferenciar los planos de lectura de la imagen (iconografía /contenido), definir la unidad objeto de indización (normas de indización) y controlar el número de personas que intervienen en el proceso.

Un buen indizador de imagen debería tener habilidad y destreza en el método de lectura de la imagen, capacidad analítica y de síntesis, dominio de la terminología del contenido del documento que analiza y un buen conocimiento de la lengua y de las técnicas documentales.

Teniendo en cuenta las pautas anteriores, el paso siguiente sería la creación de unas normas de indización, que serán específicas para cada archivo, considerándo:

• El tipo de documento que se indiza (características intrínsecas de la foto)

• El tipo de usuario y sus necesidades: usuario técnico, común, investigador.

• El nivel de descripción documental: nivel de inventario (más conceptual, con descriptores relativos al tema o contenido), de catálogo (descriptores más específicos, con iconografía)

• La diversidad temática de las fotografías y la cantidad de fotos de cada tema.

En la indización se diferencian dos fases:

• La familiarización del documentalista con la fotografía, conociendo su forma y contenido: tipo de documento, original o no, usos, autor, fecha… (campos de la ficha descriptiva)

• El análisis o la lectura de la imagen, en la que el documentalista extrae la información de su contenido a partir de lo que percibe de la foto a través de los sentidos, sus conocimientos previos y las informaciones exteriores a la imagen analizada.

Es muy importante realizar una buena selección de los términos de indización. Para ello el documentalista ha de proceder de la siguiente forma:

1. Determinar los principales elementos de la imagen a indizar

2. Dar significaciones a los principales elementos y relacionarlos con alguna función.

3. Si fuera necesario, asignar a cada imagen un tema o contenido.

4. Ubicar geográficamente la imagen

5. Plantearse si en la foto hay algún elemento/concepto no preferente que convenga destacar.

Cada uno de los términos de indización de una foto es un descriptor (términos preferentes, palabras clave), que pueden expresarse bien como términos simples (una sola palabra) o términos compuestos (que a su vez pueden ser divididos morfológicamente en componentes separados expresados con un sustantivo que puede ser utilizado como término de indización).

Los tipos de descriptores más comunes son los de materias (nombres comunes de objetos, sujetos y conceptos), geográficos (nombres propios de lugares físicos) y de nombres citados (nombres propios de objetos, sujetos y conceptos).

Para que la indización sea correcta ha de cumplir una serie de requisitos: conformidad, homogeneidad, imparcialidad, especificidad, multiplicidad, brevedad y veracidad.

Además se ha procurar que esa indización no se reduzca a una mera identificación, sino que además ha de resultar útil para una fácil recuperación, evitando el silencio y el ruido. Para conseguirlo es necesario utilizar un lenguaje documental (también llamado lenguaje controlado, vocabulario controlado o vocabulario de indización), que es menos ambiguo y polisémico que el lenguaje natural.

Existen diferentes tipos de lenguajes documentales, desde la simple lista de autoridades (lista de materias ordenadas alfabéticamente) al tesauro (vocabulario controlado más complejo). Utilizar un tipo u otro va a depender de la cantidad de fotografías, sus temas, tipo de usuarios, sistemas de gestión utilizados…) Hay que tener en cuenta, y valorar si interesa, que cuanto más controlado sea el vocabulario a utilizar, más inversión de recursos necesitará.

El tesauro es un lenguaje controlado que contiene la relación alfabética de motes, frases, símbolos que representan los conceptos significativos del documento con la indicación expresa de las interrelaciones conceptuales y sintácticas que existen entre ellos.

Un ejemplo de tesauro es el Tesauro Bima, creado ad hoc para gestionar los fondos del archivo del Ayuntamiento de Barcelona. Está dividido en diez microtesauros o áreas temáticas más representadas en las imágenes de los documentos archivados, que a su vez incorporan otra agrupación de términos bajo un término de encabezamiento (presentación temática). Ha sido elaborado utilizando los métodos inductivo y deductivo en la recopilación de los términos definitivos y en la elaboración de los cuadros del tesauro clasificado. Las relaciones que se han establecido entre los términos son de equivalencia, jerárquicas, asociativas y notas explicativas (de definición o de uso). Incluye además una presentación alfabética y utiliza preferentemente términos compuestos siguiendo las recomendaciones de la Norma ISO-2788.